Dokumenty

Dokumenty oraz dane potrzebne do podpisania aktu notarialnego:

1. UMOWA SPRZEDAŻY LUB UMOWA DAROWIZNY DZIAŁKI:
a) odpis z księgi wieczystej (w przypadku, jeśli księga wieczysta jest w wersji elektronicznej wystarczy jej numer),
b) w przypadku nabycia na podstawie (1) dziedziczenia - zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego lub (2) umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwasności dokonanej po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o nieopodatkowaniu takiej umowy podatkiem od spadków i darowizn,
c) dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
d) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
e) wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku albo decyzja ustalająca warunkach zabudowy,
f) wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej, 
g) ewentualny numer konta bankowego zbywcy,
h) wypis z rejestru gruntów dla całej nieruchomości, jeśli jest przedmiotem umowy,
i) ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości gdy następuje podział.

2. UMOWA SPRZEDAŻY LUB UMOWA DAROWIZNY LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ:
a) odpis z księgi wieczystej (w przypadku, jeśli księga wieczysta jest w wersji elektronicznej wystarczy jej numer),
b) w przypadku nabycia na podstawie (1) dziedziczenia - zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego lub (2) umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwasności dokonanej po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o nieopodatkowaniu takiej umowy podatkiem od spadków i darowizn,
c) dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
d) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
e) ewentualnie numer konta bankowego zbywcy,
f) zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
g) zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

3. UMOWA SPRZEDAŻY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:
a) zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
b) w przypadku nabycia na podstawie (1) dziedziczenia - zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego lub (2) umowy darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwasności dokonanej po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o nieopodatkowaniu takiej umowy podatkiem od spadków i darowizn, 
c) odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona (w przypadku, jeśli księga wieczysta jest w wersji elektronicznej wystarczy jej numer),
d) dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zameldowania),
e) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
f) ewentualnie numer konta bankowego zbywcy,
g) zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
h) zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

4. TESTAMENT: 
a) dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
b) dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia).

5. PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI: 
a) dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
b) dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
c) opis nieruchomości najlepiej - odpis z księgi wieczystej.

6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:
a) akt zgonu spadkodawcy,
b) testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony,
c) akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
d) numer PESEL zmarłego.

7. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. intercyza)
a) odpis skrócony aktu małżeństwa,
b) ewentualne odpisy z ksiąg wieczystych wspólnych nieruchomości (w przypadku, jeśli księga wieczysta jest w wersji elektronicznej wystarczy jej numer),
c) dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zameldowania).

8. PRZYDATNE INFORMACJE:
Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z Urzędu Skarbowego odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia zawsze jest wymagane.
Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku to przed udaniem się do Urzędu Skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się ze lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.